Arrivé, en souffrance, soumis
Un écran par client et par année, montrant ce qui est entré, ce qui manque encore, et ce qui a été signé, pour que personne n'ait à chercher des pièces jointes dans un fil.
Toutes les études de cas
Étude de cas
Un dossier fiscal qui est complet ou pas, et tout le monde voit lequel
Marques servies
2
Base de code
Partagée
Déclarations
Particuliers et entreprises
Suivi
Envoyé par le système
Le mandat
Faire d'un fil de courriels annuel un processus défini
Pour préparer une déclaration, un comptable a besoin d'un ensemble précis de chaque client: relevés bancaires, relevés de cartes de crédit, feuillets gouvernementaux, factures, et des réponses à une longue liste de questions sur leur situation.
Collecter ça par courriel ne donne aucune définition partagée d'un dossier complet, aucun lieu unique où vivent les documents, et aucune vue de qui a soumis quoi. Les cabinets ont demandé un seul endroit pour tout demander, et un seul endroit pour voir ce qui est revenu.
- Collecte de documents
- Questionnaire annuel
- Rappels automatiques
- Déclaration d'entreprise du Québec
- 2 marques, une plateforme
Comment nous l'avons cadré
Demander tout le dossier une fois, dans une structure que le client peut parcourir, et laisser le système relancer.
Ce que le client voit
Un espace par année d'imposition, avec la demande déjà écrite
Chaque client entre dans son propre espace, organisé par année. Rien ne part d'un message vide, parce que le portail sait déjà ce dont le cabinet a besoin.
Documents, par catégorie et par mois
Le client choisit les mois qu'il soumet, puis dépose les fichiers dans la catégorie de chacun. Les mois déjà remis sont barrés, pour que ce qui reste soit évident.
- Relevés bancaires, cartes de crédit, feuillets gouvernementaux, factures et divers
- Glisser-déposer, jusqu'à 30 fichiers à la fois
- Un compteur en direct par catégorie, et un bouton d'envoi qui nomme le total
- Tout ce qui est déjà soumis reste disponible dans sa propre vue
Le questionnaire, section par section
Au lieu d'une liste de questions par courriel, le client parcourt un formulaire bâti autour des catégories du Québec. Chaque section suit son propre état, pour que les deux côtés voient où en est le dossier.
- Revenu d'emploi et d'entreprise, revenu locatif, revenu de placement
- Cotisations à des régimes enregistrés, y compris REER et CELIAPP
- Un marqueur complet par section, pas un seul statut pour tout le formulaire
- Les réponses reviennent structurées, plutôt que rédigées en prose
Ce que le comptable obtient
Une vue du dossier, et plus de relances
Le but était de sortir l'information financière de la boîte de réception et de donner au cabinet un dossier qu'il peut ouvrir pour voir tout de suite s'il est prêt.
Réponses structurées
Le questionnaire renvoie des champs, pas des paragraphes, pour que le préparateur lise la même forme de réponse pour chaque client et que rien ne se perde dans une phrase.
Les rappels que le système envoie
Quand quelque chose manque encore, le portail envoie un courriel au client. Le comptable pose la demande une fois et arrête d'être la personne qui relance.
Hors de la boîte de réception
Les relevés bancaires et les feuillets gouvernementaux vont directement dans le portail derrière une connexion, au lieu de rester dans 2 boîtes courriel aussi longtemps que les comptes existent.
La plateforme
Des marques distinctes, un seul produit en dessous
Drouin CTB et ti360 se présentent comme des entreprises distinctes, avec leur propre identité et leur propre public. Sous la surface, c'est largement le même portail.
Ce qu'ils partagent
Une bibliothèque de composants porte la collecte de documents, le moteur de questionnaire et la logique de rappels. Une fonctionnalité ou un correctif construit une fois se retrouve dans les deux cabinets, ce qui permet à une seule équipe de maintenir 2 portails.
Ce qui reste le leur
Chaque marque garde sa propre identité et sa propre expérience client, et diverge seulement là où le public a besoin de quelque chose de différent. Le reste est du travail commun que personne n'a à faire deux fois.
La déclaration d'entreprise
Le portail a depuis dépassé les déclarations individuelles. Les entreprises remplissent maintenant leur déclaration d'impôt des entreprises du Québec au même endroit, section par section plutôt qu'en l'assemblant par courriel. Ça amène une demande définie, un lieu pour répondre et les mêmes rappels automatiques à une déclaration plus complexe, et ça ouvre l'outil aux clients entreprises des cabinets plutôt qu'à leurs seuls particuliers.
Le résultat
Ce qui était un fil de courriels éparpillé est maintenant un dossier organisé par année et par catégorie, qui est complet ou pas
Pour le client
Une liste de quoi envoyer au lieu d'un message vide, un endroit pour l'envoyer, et un rappel quand quelque chose manque encore.
Pour le comptable
Documents et réponses qui arrivent dans la même structure à chaque fois, avec une ligne d'arrivée visible et plus de courriels de suivi à écrire.
Pour les cabinets
Les deux marques tournent sur une base de code partagée, maintenue par une seule équipe, qui couvre les déclarations personnelles et les déclarations d'entreprise du Québec.
Le portail est bâti pour le Québec, selon les catégories fiscales et les exigences de production de la province, et il est livré en français pour les clients des cabinets. Les captures montrent un compte de test.
Remplacer le fil de courriels annuel par un portail
Si votre cabinet collecte le même ensemble de documents et de réponses de chaque client chaque année, cette demande peut être écrite une fois et tourner toute seule. Nous construisons le portail, l'adaptons à votre façon de travailler et gardons vos marques sur une seule base de code si vous en avez plus d'une.