On apprend le travail d'abord
Des règles comme celle du verre qui attend sa monture figurent rarement dans un cahier des charges, alors nous observons le travail sur le plancher avant de concevoir quoi que ce soit.
Toutes les études de cas
Étude de cas · Développement et entretien de plateforme
O Lab Plus Nous développons et maintenons la plateforme sur laquelle tourne un labo optique
O Lab Plus est un laboratoire optique indépendant de Brossard, au Québec, qui sert des cliniques de soins visuels depuis 1987. Nous développons et maintenons la plateforme par laquelle passent ses commandes, nous en avons amélioré la vitesse et la qualité de livraison, et nous continuons de la maintenir à chaque version.
Le client
La plateforme fait tourner tout le labo
O Lab Plus taille et monte des verres pour des cliniques de soins visuels à Brossard depuis 1987. Chaque commande arrive par la plateforme, qui suit aussi la production, gère les messages des cliniques et émet les factures.
- Prise de commandes
- Production
- Logistique des montures
- Inventaire
- Facturation
- Portail client
La contrainte centrale
On ne peut pas tailler un verre tant que la bonne monture n'est pas sur le banc.
Le parcours de commande
Comment une commande avance
Chaque état correspond à une étape réelle au banc, soit le niveau de détail dont le labo a besoin pour dire à une clinique où en est sa commande.
Brouillon
Commencée par la clinique, en attente d'envoi.
À vérifier
Le labo vérifie l'ordonnance et la construction du verre.
En cours
Acceptée et en production.
Production non taillée
Verres surfacés, pas encore taillés.
Taille et montage
Taillé à la monture et monté.
Finition
Vérifications finales.
Expédition
Sortie du labo, en route vers la clinique.
Facturée
Sur le relevé de la clinique.
Monture en attente
La commande attend ici sa monture, et aucune date de livraison n'est affichée avant que la monture arrive.
Refaire
Le travail recommence et il est compté à part, pour que le retravail ne gonfle pas les chiffres de production du mois.
Dans l'admin
Ce dans quoi le labo travaille
Une console réunit toutes les commandes, et les messages des cliniques se trouvent sur les mêmes écrans, attachés à la commande qu'ils concernent.
Chaque commande, et chaque exception, sur un écran
La production tourne depuis cette console. Les exceptions apparaissent en compteurs en haut de l'écran plutôt qu'en filtres qu'il faut penser à appliquer, pour que les commandes qui demandent une intervention soient visibles avant toute recherche.
Sur cet écran
- Comptes de brouillons, commandes à vérifier, et montures sans commande
- Recherche par commande, facture, patient ou compte
- Changement de statut en lot, pour qu'un plateau fini avance en une action
- Mode scan au banc, un filtre tardifs seulement, exports par période
Chaque message est sur la commande dont il parle
Chaque question d'une clinique porte sur une seule commande, alors le fil s'ouvre avec le compte, le statut, la monture, les dates de délai interne et externe et la date d'expédition de cette commande à côté, et le personnel peut répondre sans aller la chercher.
Sur cet écran
- Contexte de commande au-dessus du fil, lu depuis la commande
- Messages labo et clinique dans un seul fil, avec les heures
- Réponses rapides pour les questions récurrentes
- Un drapeau sur les fils encore en attente du labo
Les nouvelles affaires atterrissent dans la même boîte
Le formulaire de contact public écrit dans l'onglet Prospects, à côté des fils clients. Quand le labo prend une clinique, un bouton crée le compte à partir de la demande, pour qu'un nouveau client ne soit jamais saisi en double.
Sur cet écran
- Les demandes arrivent dans la même boîte que les messages clients
- Rôle, date et la demande elle-même sur chaque carte
- Répondre par courriel, ou rouvrir une demande marquée comme traitée
Stock commandé, puis rapproché
Chaque commande fournisseur porte un statut, et chaque ligne indique la quantité arrivée, par exemple 5 sur 5 ou 0 sur 7, pour qu'une livraison partielle se voie sans ouvrir la commande.
Sur cet écran
- Compteurs pour brouillon, envoyé, partiel, reçu et annulé
- Quantités reçues par commande, à côté du statut
- Une liste de réapprovisionnement générée à partir des niveaux de stock
C'est un environnement de démonstration, pas la production. Chaque clinique, nom de patient, ordonnance et chiffre est inventé. Aucun client, patient ou fournisseur d'O Lab Plus n'apparaît sur cette page.
Le côté clinique
Ce que les cliniques voient
Les cliniques utilisent une vue réduite de la même plateforme, et chaque question à laquelle elle répond est un appel que le labo n'a pas à prendre.
Commander, c'est dicter une ordonnance
Une commande décrit un verre que le labo doit pouvoir fabriquer. La clinique la saisit sur 3 onglets avec un résumé en direct à côté, pour que la commande complète puisse être vérifiée avant d'être envoyée.
Sur cet écran
- Ordonnance par œil: sphère, cylindre, axe, addition
- Design de verre, indice, traitement, épaisseur, courbe de base, teinte
- Champs requis selon le type de verre choisi
- Commandes d'ordonnance et commandes de stock tenues à part
Les cliniques sont avisées avant de demander
La clinique est avisée chaque fois qu'une commande change d'état, y compris en cas de retard. Une date de livraison reportée de 3 jours ouvrables est indiquée clairement dans la notification, pour que personne ne l'apprenne au téléphone.
Sur cet écran
- Monture en attente, date de livraison révisée, date d'expédition en suspens
- Commande prête, monture reçue, labo fermé pour un congé
- Un compte non lus, marquer comme lu, et ignorer
Autres modules
Suivi, facturation et rapports
Ces modules attirent moins l'attention que la production, mais la facturation, le stock et les registres d'audit doivent être exacts.
Suivi des montures
Qui attend une monture, depuis combien de temps, et à qui appartient le délai.
Relevés et vieillissement
Brut, escompte, net, paiements et solde par clinique, avec le vieillissement des comptes en 5 tranches.
Inventaire
Niveaux de stock, emplacements, alertes sous le minimum et recommandations de réapprovisionnement.
Rapports
Risque de délai, manifestes d'expédition, listes d'impression et anomalies fournisseurs, générés sur demande.
Courriel et audit
Chaque courriel envoyé, une file de triage entrant, et une piste sur chaque rapport.
Site public
Les pages produits du labo, avec un formulaire de contact qui atterrit dans la même boîte que les messages clients.
Comment on travaille
Nous développons la plateforme et la maintenons à chaque version
Nous avons appris comment le labo travaille, amélioré la vitesse et la qualité du développement, et continué d'améliorer la plateforme à chaque version.
-
Apprendre le travail
Avant le développement- On a regardé le labo tailler et monter des verres, et demandé pourquoi chaque étape existe
- On a documenté les règles non écrites, comme un verre qui doit attendre sa monture
-
La construire par morceaux
Un module à la fois- La prise de commandes d'abord, puis la production, les montures, la facturation et le portail clinique
- Chaque module est entré en usage réel avant qu'on commence le suivant
-
La lancer en sécurité
Mise en ligne- Les ordonnances et les noms de patients sont des données de santé, alors chaque clinique n'atteint que les siens
- On a testé les chemins qui échouent: un fichier fournisseur qui n'importe pas, une monture qui n'arrive jamais
-
La faire tourner
En continu, sans date de fin- On révise chaque changement important avant qu'il n'arrive au labo
- Les nouveaux modules atterrissent sur une plateforme qu'on entretient, pour que personne n'ait à deviner comment ça marche
Le résultat
Où ça en est
De l'ordonnance à la facture sur une plateforme, développée pour un labo en affaires depuis 1987 et mise à jour à chaque version
Pour le labo
Production, montures, facturation et chaque conversation clinique sur un seul dossier.
Pour ses cliniques
Leurs propres commandes, et un statut clair sur une monture en retard, sans date de livraison promise avant qu'elle puisse être tenue.
Ensuite
Les nouveaux modules atterrissent sur une plateforme qu'on entretient. On révise les changements risqués avant qu'ils partent.
À vous
Des plateformes sur mesure pour vos opérations
Le logiciel tout fait colle rarement à une entreprise qui a sa propre façon de travailler, et dans ce cas nous bâtissons une plateforme autour de son fonctionnement.
On la construit par morceaux
Chaque module entre en usage réel avant que le suivant commence, pour que vous voyiez la plateforme fonctionner tôt dans le projet.
Puis on la fait tourner
Après le lancement, nous restons sur le projet: nous révisons chaque changement important et bâtissons les modules qui suivent.
Discutez de votre plateforme avec l'équipe
Décrivez le travail, les gens qui le font et les tâches que votre logiciel actuel ne peut pas gérer. Nous vous dirons ce que nous pouvons bâtir et ce que cela coûtera.